1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Institut Wellness
Brockensklee 34
33154 Salzkotten
Telefon: +49 5258 9387882
E-Mail: info@institut-wellness.de

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten werden von uns nur erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Die Datenverarbeitung erfolgt stets nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit – wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich notwendig sind.

Hinweis: Diese Website und die dahinterliegenden Systeme werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben. Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittstaaten erfolgt nur, sofern dies in dieser Erklärung ausdrücklich beschrieben ist.

3. Datenerhebung beim Online-Buchungsprozess

Im Rahmen der Online-Buchung unserer Leistungen (Salzgrotte, Solegrotte, PMR-Kurs, Bier-Spa, Milon & five, Slimyonik) erheben wir folgende personenbezogene Daten:

Vor- und Nachname
Telefonnummer (zur Terminerinnerung und Kontaktaufnahme)
E-Mail-Adresse (zur Buchungsbestätigung und Kommunikation)
Buchungsdetails (Datum, Uhrzeit, Leistungsart, Personenanzahl)
Zahlungsmethode und Zahlungsstatus
Bestätigung der Datenschutzerklärung und AGB mit Zeitstempel

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung). Soweit Sie uns im Buchungsprozess eine ausdrückliche Einwilligung erteilen, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre im Buchungsprozess angegebene Einwilligung zur Datenschutzerklärung sowie die Zustimmung zu den AGB werden mit Zeitstempel protokolliert und gespeichert. Dies dient sowohl der Dokumentation unserer gesetzlichen Pflichten als auch dem Nachweis Ihres Vertragsschlusses.

4. CRM und Kundendatenverwaltung

Zur Verwaltung von Buchungen und Kundenbeziehungen setzen wir ein internes Customer-Relationship-Management-System (CRM) ein. Bei Ihrer Erstbuchung wird automatisch ein Kundendatensatz angelegt, der Ihre Kontaktdaten sowie die gebuchten Leistungen enthält. Bei Folgebuchungen wird Ihr bestehender Datensatz anhand Ihrer E-Mail-Adresse identifiziert und aktualisiert – es wird kein Duplikat angelegt.

Gespeichert werden im CRM insbesondere:

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Buchungshistorie (Datum, Leistungsart, Anzahl der Besuche)
Zahlungshistorie und Umsatzdaten (für interne Buchhaltungszwecke)
Interne Vermerke und Notizen (z. B. bei Stornierungen oder Sonderwünschen)
Marketing-Einwilligungen und deren Zeitstempel

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kundenverwaltung und Qualitätssicherung).

Die CRM-Daten sind ausschließlich für interne Zwecke bestimmt und werden nicht an Dritte weitergegeben. Der Zugriff ist auf autorisiertes Personal des Instituts beschränkt. Kunden haben keinen direkten Zugriff auf das interne CRM-System.

5. PMR-Kurs-Anmeldung und Warteliste

Bei der Anmeldung zu einem PMR-Kurs oder der Eintragung in die Warteliste erheben wir zusätzlich zu den allgemeinen Buchungsdaten Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon bezüglich des Kursangebots. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

6. Kontaktformular und Kursanfragen

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder die PMR-Kurs-Anfrage-Seite kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anfragetext) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Diese Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Kundenanfragen).

7. Zahlungsabwicklung

Für die Online-Zahlung nutzen wir folgende externe Zahlungsdienstleister:

Stripe: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Bei Zahlungen über Stripe werden Ihre Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt. Stripe verarbeitet diese gemäß eigener Datenschutzerklärung (stripe.com/de/privacy). Wir speichern keine vollständigen Kreditkarten- oder Kontodaten.
PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Bei Zahlung per PayPal werden Sie auf die PayPal-Plattform weitergeleitet. Die Verarbeitung erfolgt gemäß der PayPal-Datenschutzerklärung (paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. Externe Dienstleister und Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb unserer Website und die Erbringung unserer Dienste arbeiten wir mit folgenden externen Dienstleistern als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) bzw. verantwortlichem Empfänger:

Hosting & Plattform (Base44): Die Website und die zugrunde liegende Buchungsplattform werden über die Server unseres Plattformbetreibers (Base44 / Supabase Inc., EU-Server) gehostet. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
Brevo (E-Mail-Marketing & Transaktions-E-Mails): Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland. Wir nutzen Brevo für den Versand von Buchungsbestätigungen, Terminerinnerungen und ggf. Newslettern. Brevo verarbeitet Ihre E-Mail-Adresse und E-Mail-Inhalte gemäß der Brevo-Datenschutzerklärung (brevo.com/legal/privacypolicy). Mit Brevo besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO. Newsletter versenden wir ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Double-Opt-In).

Mit allen oben genannten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, die eine datenschutzkonforme Verarbeitung gewährleisten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

9. E-Mail- und SMS-Kommunikation

Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Übermittlung von:

Buchungsbestätigungen
Terminerinnerungen (24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin)
Stornierungsbestätigungen und wichtigen buchungsbezogenen Mitteilungen

Diese Kommunikation ist zur Vertragserfüllung notwendig und erfolgt auch ohne gesonderte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbliche Mitteilungen oder Newsletter versenden wir nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen und protokollierten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Cookies und technische Daten

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Darüber hinaus werden beim Aufruf unserer Website automatisch folgende technische Daten verarbeitet: IP-Adresse (anonymisiert), Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website).

11. Webanalyse mit Google Analytics 4

Diese Website verwendet Google Analytics 4 (GA4) und den Google Tag Manager, um das Nutzerverhalten zu analysieren. Dienstanbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Analytics erfasst anonymisierte Daten über Ihre Nutzung unserer Website, wie z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer und Klickpfade. Die erzeugten Informationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) werden an Server von Google übertragen. Die IP-Adresse wird von Google vor der Speicherung innerhalb der EU gekürzt.

Consent Mode v2: Wir haben den Google Consent Mode v2 implementiert. Standardmäßig sind Analyse- und Marketing-Funktionen auf „verweigert" (denied) gesetzt. Erst wenn Sie im Cookie-Banner Ihre Einwilligung zu „Statistik & Analyse" erteilen, wird Google Analytics aktiviert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das Cookie-Banner widerrufen.

Google Analytics 4: Websiteanalyse, Seitenaufrufe, Nutzerverhalten (Speicherdauer: bis zu 14 Monate)
Google Tag Manager: Verwaltung von Analyse- und Marketing-Tags (Sitzungsende)
Cookies: _ga, _ga_[Property-ID] (zur Benutzerunterscheidung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner). Weitere Informationen und Datenschutzhinweise von Google finden Sie unter policies.google.com/privacy sowie Google Analytics Nutzungsbedingungen.

Datenübermittlung: Google verarbeitet die Daten grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in die USA kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Google stützt sich hierbei auf Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO. Durch den Einsatz des Google Consent Mode v2 wird sichergestellt, dass keine personenbezogenen Daten an Google übermittelt werden, solange Sie keine Einwilligung erteilt haben.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
Widerrufsrecht: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: info@institut-wellness.de
Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen gemäß Art. 12 DSGVO.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

Buchungsdaten und Rechnungen: 10 Jahre gemäß § 147 AO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)
CRM-Kundendaten: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach bis zu 3 Jahre nach letztem Kontakt
Einwilligungsnachweise (Newsletter, Marketing): Bis zum Widerruf + 3 Jahre für Nachweiszwecke
Kontaktanfragen: 6 Monate nach abschließender Bearbeitung

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Website: www.ldi.nrw.de

15. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.